Microsoft 365 还是 Google Workspace?一文看懂企业生产力工具选哪套

微软与 Google 都想成为用户首选的一站式生产力工具服务，各自推出的订阅商品也拥有各自的特色。Microsoft 365 与 Google Workshop 这两套不同工具都具备有下面这些功能：

可自订域名的工作用电子邮件信箱和共用行事曆功能

拥有线上储存、协作的共用空间，而且每个使用者帐号都分配有大量个人储存空间

可用于建立和协作文件、表格和简报的生产力应用程式

都有自家企业通信软体，里面都有传讯、线上会议和视讯会议功能

管理介面具备企业用户的合规性与归档等高阶功能以及包含双重身份验证等在内的安全功能

这两巨头的服务皆以强大、可靠性高的云端基础架构为核心，并拥有自家的全球数据中心，且两家企业在生产力工具市场皆佔据了主导地位，其他小型竞争对手根本没得打。儘管表面上看起来功能性差不多，但 Microsoft 与 Google Workshop 在云端结构和应用程式的设计方面明显採取不同的逻辑与方式，对大多数人来说，选择使用哪一款的最直接方式就是从硬体合适度来着手。

微软的方式在于构筑自家的 Office 专有权(过去称为 Office 365，现在叫 Microsoft 365)，所包含的应用程式皆为可自动更新的同捆之中，点对点服务(包括 Exchange Online、OneDrive Business、SharePoint Online 和 Microsoft Teams)让团队从本地伺服器迁移到云端提供了简易途径，员工可以利用熟悉的电脑版应用来造访包含 Outlook、Word、Excel 和 PowerPoint 等服务，也可以使用网页版的替代方案。相比之下，Google 的方式是以云端原生工具和浏览器为中心，包含 Gmail、Google 云端硬碟、Google 文件和 Google 试算表等基于网页服务与员工已经熟悉的个人工具相同，当与 Chrome 浏览器一起使用时，这些应用程式可支援离线储存文件与档案。

这两种服务都内含专为中型与大型企业设计的网页版本管理介面，而这些管理工具对于没有全职 IT 工程师的小型企业中可能会让人感到棘手。如果是企业採购相关方案，还是与认证经销合作会是最好的选择，后续服务方面也较为完善。

套装价格

若要看到 Microsoft 365 与 Google Workshop 的明显差异，可以从两家厂商提供订阅的各项计划内容来看。

Google 保有其简单明了的概念，共推出有四种不同的方案，分别为入门型的 Business Starter(每月 6 美元)、标準型的 Business Standard(每月 12 美元)、进阶型的 Business Plus(每月 18 美元) 与企业大量授权型的 Enterprise(需另外询价)。

相形之下，Microsoft 365 的方案就让人较为眼花撩乱。三种针对小型企业的订阅记划(Microsoft 365 E3、E5 与 F3)，以及仅包含有电脑应用和云端储存的 Microsoft 365 APPS 企业版，另外还没有重新命名的 Office 365 E1、E3 与 E5 企业方案，还有专为大型组织从每台电脑授权和本地伺服器过渡的方案，另外对于教育机构、政府机关和非营利组织还有单独的 Microsoft 365 计划。Microsoft 365 的收费从每人每月 300 元至 1040 元不等，最贵的方案包含了 Windows 10 企业版 E3 和企业行动性 + 安全 E3 的许可。如果上面这些方案都不适合你的需求，你还可以混合搭配各种服务以建立个人化的订阅方案。

两种服务之间儘管有些相似之处，但很难进行一项一项的比较，由于内含 Office 桌面应用，大多数 Microsoft 365 计划的费用都高于 Google Workspace。

Google 所有方案皆包含下面的功能：

Gmail for Business

Meet(视讯与语音会议)

Chat(安全讯息)

共用行事曆

Google 文件、试算表和简报

Keep(共用笔记)

表单(可製作问券)

协作平台(Sites，可在没有程式基础下快速建立协作平台)

Currents(Google Workshop 中的 Google+ 替代品)

至少 30GB 的云端储存容量(Google 云端硬碟)

安全和行政控制

而所有 Microsoft 365 计划都内含一组云端功能，或有权在最多 15 部装置上下载安装 Office 应用程式(5 台 Windows 电脑或 Mac、5 台平板电脑和 5 部智慧型手机)，或是两者皆有。电脑版应用程式包括 Outlook、Word、Excel、PowerPoint 和 OneNote(仅在 Windows 电脑上提供访问和创建)，以及每个使用者至少 1TB 的 OneDrive 储存容量，与网页版本的 Word、Excel、PowerPoint 和 OneNote。

Microsoft 365 的云端服务包含下面这些：

Exchange 最大收件匣容量为 50 或 100GB 的线上电子邮件託管

网页版 Word、Excel、PowerPoint 和 Outlook

每个使用者至少 1TB 的 OneDrive 用于业务档案存储

SharePoint 线上团队网站

高解析视讯会议

线上会议(Skype 会议广播或 Microsoft Teams 即时活动)

安全讯息传递和协作(Microsoft Teams)

安全和行政控制

商务计划还包含有约会计划应用、Microsoft Bookings 和 MileIQ 费用追蹤软体。而企业计划则包含有任务管理软体 Microsoft Planner、高级分析工具的MyAnalytics 和 Power BI Pro、流程管理工具 Power Apps 与 Power Automate、协作软体 Yammer 以及众多进阶功能，像是 Microsoft Advanced Threat Protection、Microsoft Bookings 等功能，以及 150 或更多人员的免费部属支援。

两者间的比较

Microsoft 365 与 Google Workspace 都有让人印象深刻的众多功能清单，事实上两种服务之间最大的区别不是特定功能是否存在，而是如何实现这些功能，总结是指两个服务之间的风格差异。

电子邮件

Microsoft 具有 Exchange Online，针对 Outlook 电脑版进行了最佳化;Google 的 Gmail 服务，针对 Chrome 浏览器和行动应用进行了最佳化。除了这些基本的体系结构差异外，功能项目里面还包括企业电子邮件管理员想要的所有内容，包括反恶意软体防护、垃圾邮件过滤和群组别名。

Google Workspace 的 Business Starter 方案中，最大收件匣容量为 30GB(或更少)，该空间与使用者的云端硬碟储存容量共用。此限制随着 Google Workspace 更高阶的订阅方案而消失。Microsoft  365 电子邮件信箱大小上限为 50GB 或 100GB，具体取决于选购的计划，对于启用存档的企业帐户，存档邮箱容量则为无限制。

生产力应用

Google 的旗舰生产力应用专为在浏览缉获行动应用中工作而设计，相比之下较为主流的 Microsoft 365 方案中还包含了 Windows PC 和 Mac 上最新版本 Office 桌面应用软体，此外还有功能日益完整的网页版核心应用。

这些 Office 桌面应用可用性是某些组织或企业的必须项目，当 Office 文件格式的保真度至关重要时，情况尤其如此。导入和汇出 Google 文件和表格很容易，但 Office 文件却不能保证在两个环境之间无损往来。在这些格式没什么大不了的，而且在相对成员较为年轻化的团体在 Gmail 和 Google 文件的使用较为顺手，浏览器介面或许可以被视为一种优势。

云端储存

OneDrive for Business 曾是 SharePoint 的笨重副产品，现在与消费者共用相同的同步引擎，已经发展成与 Microsoft 365 和 Windows 能有高整合度的可靠服务，它在 Mac 和行动装置运行状况也不错。预设情况下，每个 OneDrive for Business 用户都会获得 1TB 的个人云端空间，只要企业帐户有至少五位用户这个上限就消失了。对于所有帐户类型，团队可获取 SharePoint  1TB 储存容量(再加上每个使用者 10GB)。

如前面提过的，Google 云端硬碟储存分配与 Gmail 共用。在基本帐户上，上限为 30GB，升级帐户的限制将限制为 1TB，对于至少有五个使用者的 Google Workspace 商务和企业计划则为无上限。管理员可以使用设备策略控制离线储存，并可以控管使用者是否可以将云端档案同步到电脑或行动装置中。

沟通与协作

无论是 Google Workspace 或 Microsoft 365，都提供用户各种通讯和协作工具。这两种服务都允许用户在网页浏览器上同时编辑文件，以便团队处理共享专案;对于储存在 OneDrive 上的档案，你也可以使用 Office 电脑版应用进行协作。

Google 已经将旗下的原本的 Hangouts 聊天应用程式改名为 Meet，可用于进行线上会议、视讯会议和语音通话，也能简单地传送文字讯息对话;Microsoft 365 则透过 Microsoft Teams 取代 Skype 商务版和古老的 Lyc 来提供同样的功能。

Google Workspace 或 Microsoft 365，不管哪一套工具，在现在工作型态转为远端的时局下，都以提供无缝的团队协作与即时沟通为主要重点，打破不在一地工作时距离与时间带来的障碍，让企业与商务生产力保有往常的水準。