地球上很少有人会说他们已经完全掌握了有关Microsoft Excel的每件事 。它是全球首屈一指的电子表格应用程序，并且已成为行业标准超过35年，取代了曾经风靡一时的Lotus 1-2-3，它是1980年代第一个个人电脑杀手级应用程序。

Microsoft Excel在电子表格中的主导地位尚未得到真正的检验，当然还不能通过Corel的 Quattro Pro  ，LibreOffice的开源工具甚至是Google的 Sheets 进行测试。

这是有原因的。Excel不仅仅是一个众所周知的品牌：它功能强大。它几乎可以完成电子表格中可能要求的一切。 作为Microsoft 365订阅和其他方法的一部分，Microsoft Office 2019中提供了当前的Excel版本，这 是PCMag编辑的选择。

不只是数字。很多人使用数据作为平面文件数据库填充Excel的看似无限网格。它可以使一个相对有效的联系人经理或成熟的客户关系经理。尽管人们通常将Microsoft Word放在它旁边，但看到人们将其用作文字处理器并没有那么令人震惊。甚至没有提及它可以使用正确甚至错误!数据生成的几乎无限数量的精美图表。

几乎每个Excel用户都有一个共同点：不够了解。有很多方法可以对数字进行切片和切块处理，使数据焕然一新，而且无法对它们全部进行重新计数。整本书都写在这个主题上。但是，掌握一些更有趣和错综复杂的技巧很容易，这将使您使用该程序的时间更加轻松，并使您看起来像高科技电子表格专家。因此，请充分利用所有这些技巧以在Excel中脱颖而出。

将单元格绘制为新格式

假设您不仅更改了单元格中的包装，还更改了整个外观、字体、颜色等。您想将其应用于许多其他单元格。诀窍是“格式刷”工具，该工具位于“主页”选项卡上，看起来像画笔。

选择所需的销售，单击图标，然后单击其他单元格以其格式绘画，它们将在外观上匹配，而不是内容匹配。要将其应用于多个选项卡吗?双击画笔图标，然后单击多个单元格。

换行符和包装文字

键入电子表格单元格可能会令人沮丧，因为您键入的文本的默认设置是永远继续，而不会回退到新行。您可以更改它。通过键入Alt + Enter创建新行，仅按Enter即可使您退出单元格。或者，单击 屏幕顶部“主页”选项卡下的“自动 换行”选项，这意味着所有文本都将自动换行到您所在单元格的边缘。调整行/列的大小，然后重新换行以适合文本。

如果您有多个具有文本溢出的单元格，请在单击“环绕文本”之前将其全部选中。或者，在输入所有单元格之前选择所有单元格，然后单击“自动换行”。然后，您键入的任何内容都将在将来包装。

自动填充您的细胞

这很容易理解，但是很容易被忽略。您开始输入一系列重复的内容，例如日期(1/1 / 20、1 / 2 / 20、1 / 3/20等)，并且您知道自己将待一整天。而是开始系列操作，然后将屏幕上的光标移动到最后一个单元格的右下部分，填充手柄。当它变成加号(+)时，单击并向下拖动以选择所有需要填充的单元格。他们将使用您启动的模式神奇地填充。它也可以上升到一列，或者在行的左边或右边。

更好的是您可以在没有太多图案的情况下自动填充。再次，选择一个或多个单元格，移至填充手柄，右键单击并拖动。您将获得一个选项菜单。最初输入的数据越多，“填充系列”选项将更好地创建“自动填充”选项。

快速填充，最快的填充速度

Flash Fill将根据它在第一列中看到的数据模式来聪明地填充一列，如果最上面的行是唯一的标题行，则将有所帮助。如果第一列是所有格式如“ 2125034111”的电话号码，并且您希望它们全部看起来像“(212)-503-4111”，则开始输入。在第二个单元格之前，Excel应识别出模式并显示其认为想要的内容。只需按Enter键即可使用它们。

这适用于数字，名称，日期等。如果第二个单元格没有为您提供准确的范围，请键入更多内容-模式可能很难识别。然后转到“数据”选项卡，然后单击“ Flash Fill”按钮。

Ctrl+Shift选择

与使用鼠标和拖动光标相比，选择数据集的方法要快得多，尤其是在可能包含成千上万的行或列的电子表格中。单击要选择的第一个单元格并按住 Ctrl + Shift，然后单击向下箭头以获取下面列中的所有数据，单击向上箭头以获取上面的所有数据，或者单击向左或向右箭头以获取所有内容该行，当然是左侧还是右侧。组合方向，您将获得整列以及左侧或右侧行中的所有内容。它只会选择带有数据，甚至是不可见数据的单元格。

如果您使用 Ctrl + Shift + End，则光标将跳到带有数据的最低的右侧单元格，选择其中的所有内容，甚至是空白单元格。因此，如果光标位于左上角的单元格(A1)中，则仅此而已。

Ctrl + Shift + *  (星号)可能会更快，因为它将选择一个单元格的整个连续数据集，但会在空白单元格处停止。

文字转栏

假设您有一列全是名字，首先是倒数第二，但您希望有两列将它们分开。选择数据，然后在“ 数据” 选项卡(顶部)上，单击“ 文本到列”。选择用定界符基于空格或逗号，对于CSV数据值而言较大或固定宽度将其分开。当所有数据都填入第一列，但以固定数量的空格或句点分隔时，将使用固定宽度。其余的就像魔术​​，为某些数字提供额外的选择。

粘贴要转置的特殊字符

你有一堆行。您希望它们成为列。或相反亦然。您会疯狂地一个接一个地移动事物。复制该数据，选择“ 选择性粘贴”，选中“ 移调”框，然后单击“确定”以粘贴到其他方向。列变成行，行变成列。

多个单元格，相同数据

由于某些原因，您可能不得不在工作表的单元格中一遍又一遍地写同样的东西。太过分了 只需单击整个单元格集，即可通过拖动光标或在单击每个单元格时按住Ctrl键。在最后一个单元格上键入它，然后 按Ctrl + Enter而不是单独输入，输入的内容将进入所选的每个单元格。

这也适用于公式，并将更改单元格引用以与其他单元格所在的任何行/列一起使用。

用公式粘贴特殊

假设您有大量的十进制格式的数字要显示为百分比。问题是数字1不应是100%，但这就是Excel所提供的，只要您单击“百分比样式”按钮或 按Ctrl-Shift-%。

您希望1为1%。因此，您必须将其除以100。这就是“选择性粘贴”的来源。

首先，在单元格中键入100并复制它。然后，选择要重新格式化的所有数字，选择“ 选择性粘贴”，单击“除法”单选按钮，然后动臂式炸药爆炸：将数字转换为百分比。显然，这也可以立即对数字进行加，减或乘运算。

在图表中使用图形

您可以在Excel图表的任何元素中放置图形。 任何 元素。每个条，一块饼等都可​​以支持自己的图像。例如，上面的饼形图上有一个南达科他州状态标志，通过选择切片，使用“系列选项”弹出菜单，然后选择“图片或纹理填充”来放置，以及嵌入式PCMag徽标与插入标签的图片按钮。您甚至可以完全不填充，从而导致缺少片段。

剪贴画可以被剪切并粘贴到一个元素上-美元的钞票来显示花费的美元，用于支付水管费用的水滴等等。混合和匹配太多的图形元素使其无法读取，但是您值得拥有的选项值得进行一些数字修改。让您的本地图形设计师在使用它们之前将其签出。

将图表另存为模板

与吉米·卡特(Jimmy Carter)的花生相比，Excel的图表类型更多，但是要找到最适合您演示文稿的默认图表几乎是不可能的。值得庆幸的是，Excel能够自定义所有图形的能力堪称典范。但是，当您不得不 重新创建一个时，这很痛苦。不一定是。将原始图表另存为模板。

完善图表后， 右键单击 它。选择 另存为模板。将带有CRTX扩展名的文件保存在默认的Microsoft Excel模板文件夹中。一旦完成，应用模板就是蛋糕。选择要绘制图表的数据，转到“ 插入”选项卡，单击“推荐图表”，然后单击 “ 所有图表” 选项卡和“ 模板”文件夹。在“我的模板”框中，选择要应用的模板，然后单击“ 确定”。

某些要素不会翻译，例如图例和标题中的实际文本，除非它们是所选数据的一部分。您将获得所有字体和颜色选择，嵌入式图形，甚至包括系列选项，如图表元素周围的阴影或辉光。

跨表格处理单元格

当您的工作簿中有多个工作表都具有相同的基本布局时，例如季度或年度报表，此工作称为3D总和。例如，在单元格B3中，随着时间的推移，您始终具有相同的相应星期的美元金额。

在工作簿中的新工作表上，转到单元格，然后输入= sum('Y1：Y10'!B3)之类的公式。这表明所有标题为Y1到Y10(价值10年)的工作表的SUM公式(加起来)，并查看每个单元格中的B3。结果将是所有10年的总和。这是制作可以参考不断变化的数据的主电子表格的好方法。

隐藏在纯视域中

隐藏行或列很容易，只需单击字母或数字标题选择整个内容，右键单击并选择“隐藏”即可。您可以通过同时选择任一侧的列，右键单击并选择“取消隐藏”来取消隐藏。如果您只想隐藏一小部分不方便放置的数据，但希望能够使用该数据呢?简单。突出显示单元格，单击鼠标右键，然后选择“设置 单元格格式”。在 顶部的“ 数字”选项卡上，转到“ 类别”，然后选择“自定义”。在“类型：”字段中键入三个分号(;;;)。单击确定。现在数字不可见，但是您仍然可以在公式中使用它们。

隐藏整个工作表

典型的Excel工作簿(您正在处理的文件)可能会加载大量工作表，每个工作表都由底部的选项卡指示，您可以命名。如果需要，可以隐藏工作表，而不是删除它，从而使其数据不仅可供参考，还可以用于工作簿中其他工作表的公式。右键单击底部工作表标签，然后选择“ 隐藏”。当您需要再次查找它时，必须转到顶部的“查看”选项卡，单击“取消隐藏”，然后从弹出的列表中选择工作表名称。

顶部的“视图”选项卡菜单上还有一个“隐藏”按钮。单击该怎么办?它隐藏了 您正在使用的整个工作簿。似乎您已关闭文件，但Excel仍在运行。关闭程序时，它会询问您是否要将更改保存到隐藏的工作簿中。当您打开文件时，Excel会为您显示空白的工作簿，直到再次单击“取消隐藏”。

使用个人工作簿的宏

取消隐藏整个工作簿时，您可能会看到列出的您不知道自己隐藏的工作簿：Personal.XLSB文件。这实际上是Excel为您创建的个人工作簿;每次启动Excel时，它将作为隐藏的工作簿打开。使用它的原因?宏。

创建宏时，它不适用于默认情况下创建的每个电子表格就像在Microsoft Word中一样，宏与创建该宏的工作簿相关联。如果将宏存储在Personal中。 XLSB，这将是所有可用的时间，在你所有的电子表格文件。

诀窍是，当您记录宏时，在“将宏存储在”字段中， 选择“个人宏工作簿”。通过打开“开发人员”选项卡来录制宏转到“文件”选项卡，选择“选项”，单击“自定义功能区”，然后在“主选项卡”框中，选中“开发人员”，然后单击“确定”。

枢!枢!

整本书都致力于PivotTabels。它们是您的大量数据的摘要，使您可以轻松地根据参考点解析信息。例如，如果您在整个一年的所有测试中都为所有学生获得了全部分数，则数据透视表可以帮助您将问题缩小到一个学生一个月。拥有任何大数据的人都应该与他们一起玩，首先复制原始数据以供他们玩。

要创建一个，请检查所有列和行的标题都应以其应有的方式命名，然后在“插入”选项卡上 选择“ 数据透视表”。更好的是，尝试“ 推荐的数据透视表” 选项，以查看Excel是否可以为您选择正确的类型。或尝试使用 PivotChart，它会创建一个包含数据图的数据透视表，以使其更易于理解。

有条件的格式

查看大量数据，想知道重点在哪里?谁的得分最高(或最低)，前五名是什么，等等?Excel的“ 条件格式设置” 将执行所有操作，从在高亮显示周围放置边框到对整个表格进行颜色编码。它甚至可以在每个单元格中建立一个图形，因此您可以一目了然地看到数字范围的顶部和底部。最高的数字是快速绿色，最低的是红色，中间是频谱。使用“突出显示的单元格规则”子菜单可以创建更多规则来查找内容，例如包含特定字符串的文本。单词，重复日期，重复值等。甚至还有一个大于/小于大于的选项，因此您可以比较数字更改。

验证数据以进行下拉

创建电子表格供其他人使用?如果要创建一个下拉菜单来选择要在特定单元格中使用的菜单，这很容易。突出显示该单元格，转到“ 数据”选项卡，然后单击“ 数据验证”。在“允许：”下，选择“列表”。然后，在“源：”字段中， 输入list，在选项之间使用逗号。或者，单击“源”字段旁边的按钮，然后返回同一工作表以选择数据系列，这是处理大型列表的最佳方法。您可以稍后隐藏该数据，但仍然可以使用。数据验证也是限制输入数据的好方法，例如，指定日期范围，并且人们无法在您指定的日期之前或之后输入任何日期。

屏幕截图插入

通过Excel，可以轻松捕获桌面上任何其他打开的程序的屏幕快照并将其插入到工作表中。只需转到“ 插入”选项卡，选择“ 截屏”，您将获得一个下拉菜单，显示所有打开程序的缩略图。选择一个以插入完整尺寸的图像。根据需要调整大小。

将Excel数据插入Word

35年前，在Office Suites领域中，将数据从Excel放入Word或PowerPoint的想法令人震惊。今天，什么都没有。无论您要获取数据单元格还是完整的图形图表，都请复制并粘贴到其他程序中。需要注意的是，这是一个链接和嵌入 过程，如果您更改电子表格中的数据，那么它也将在Word DOC或PowerPoint PPT中进行更改。如果您不想这样做，请将其粘贴为图形。为此，请使用Word自己的“选择性粘贴”工具。或者，从Excel中获取时，请转到 顶部的“ 主页”选项卡，选择“ 复制”菜单，然后使用“ 复制为图片” 选项。然后，您可以将图形完全粘贴到任何程序中。

使用$防止移位

编写公式时，将按其位置引用单元格，例如A1。如果您复制公式并将其粘贴到下一个单元格中，则Excel将移动该引用的单元格，因此改为显示A2。为防止移动，请使用美元符号($)。键入$ A1并将其剪切并粘贴到新单元格中，例如，这可以防止列(A)中的移位;A $ 1防止行(1)中的移位，而$ A $ 1防止在复制公式时向任何方向的移位更改。

当您在一个整体公式中使用单个单元格时，这非常方便。假设您想将所有内容都除以100。您可以使用=(A1 / 100)之类的公式，但这意味着您不能轻易地全面更改100。将100放入单元格B1中并使用=(A1 / B1)，但是当您将其剪切并粘贴时，它会变成=(A2 / B2)，然后变成=(A3 / B3)，依此类推。$修复了： =(A1 / $ B $ 1)可以剪切并粘贴到一行，但是$ B $ 1引用永远不会改变。然后，您可以根据需要在单元格中更改值100，以尝试其他更改。

执行快速分析

如果您不确定要在Excel中将哪些信息应用于数据，请尝试使用“快速分析”菜单快速浏览选项。选择数据，然后单击右下角出现的“ 快速分析” 框。您将弹出一个菜单，其中弹出的选项可快速应用条件格式，创建图表，处理总计，显示迷你图等。

Excel快捷键

与任何出色的软件一样，Excel也具有许多出色的键盘快捷键。这是一些最好的。

Ctrl +; —插入今天的日期。

Ctrl + Shift +：—插入当前时间(冒号就是时钟读数，例如12:00)。

Ctrl + Shift +#-更改日期格式。

Ctrl + 5-将删除线应用于单元格中的文本。

Ctrl + 0 —隐藏当前列。

Ctrl + 9 —隐藏当前行。

Ctrl + F6 —在打开的工作簿(即在不同窗口中打开Excel文件)之间切换。

Ctrl +` —是重音符号，按1键向上。此组合可切换工作表中的视图以显示 所有 公式。

Ctrl + PageUp或PageDown-在当前打开的工作簿中的工作表之间快速切换。

F2 —开始编辑当前选定的单元格(比双击快得多)。

Shift + F10 —打开您所在单元格的右键菜单。

快速添加而无需公式

在电子表格中有想要快速计算的数字，而又不用麻烦去新单元格并为工作创建SUM公式吗?Excel现在提供了一种快速的方法。单击第一个单元格，按住Ctrl键，然后单击第二个单元格。查看底部的状态栏，您将看到为您计算的单元格的总和。

按住Ctrl键并单击任意多个单元格，状态栏将继续显示所有单元格的总和。单击以字母/单词为内容的单元格，它将被忽略。更好的是，右键单击状态栏以获取“自定义状态栏”菜单，您可以选择添加其他可以像这样快速计算的元素，例如即可查看您点击了多少个单元格的平均值或计数或数字计数，即您实际点击了多少个具有数字的单元格。

冻结标题以进行滚动

在电子表格中使用海量数据集可能很困难，尤其是当您向上/向下或向左/向右滚动时，行和列可能很难跟踪。如果您有标题行或标题行，其中第一行/列具有描述符，则有一个简单的技巧。您冻结它，以便在滚动时该行和/或列或多个行和/或列不会移动。

转到“视图”选项卡，然后找到“冻结窗格”。您可以轻松地冻结第一行(选择Freeze Top Row)或第一列(选择Freeze First Column)。通过单击B2处的单元格，然后选择“冻结窗格”，您可以一次完成这两项操作。这是很有趣的地方，选择任何其他单元格，然后冻结其上方和左侧的所有窗格。例如，选择单元格C3，上方的两行和左侧的两列将不会滚动。您可以在上面的屏幕快照中看到它，由深色网格线指示。

如果要摆脱冻结状态，只需从菜单中选择“取消冻结窗格”。

第二视窗的新视窗

电子表格可能非常庞大，您可能必须在似乎同一时间与电子表格的不同区域进行交互，例如一遍又一遍地从顶部到底部剪切和粘贴信息。如果是成千上万个单元格，那么滚动将使您感到恶心。或者，您可以在桌面上打开第二个窗口，以查看完全相同的电子表格。这简单。在“视图”选项卡中，单击“新建窗口”。您也可以单击全部排列以适合您的方式在屏幕上订购它们。您可以在上方看到它们水平排列。然后，在一个窗口的单元格中键入内容，您可以看到它出现在另一窗口中。如果您有双显示器，此技巧特别方便。